许多企业觉得档案管理只需妥善保管纸质版档案，搞好分类管理，便是档案管理的一切了。因而，电子档案管理系统被那些企业视作一笔额外管理支出。

但所有企业也面临着一样的一大难题：传统式档案管理方法容易受时长、储放自然环境等因素，让档案在保存过程中发生消耗。消耗之后的关键档案材料修补，又花费大量人力物力，消耗企业并且需要很多时间和精力来管理和存放。因而，挑选电子档案管理系统可以帮助纸质文档完成数字信息化存放，管理更有效安全，成为了一个企业档案管理的优先选择项。

电子档案管理系统有很多优点，比如它能够快速分析、查找和搜索档案信息内容，给予全天候的网络服务，具备数据库备份、修复和安全管理等服务，确保档案网络信息安全。与此同时，它还能够完成信息共享、合作等功能，让档案管理更加智能化和体系化。

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